Tana Outliner 教程：从会议记录到任务与知识库

这套教程把一场真实会议变成可追踪的决策、人物、项目、任务和来源，而不是只生成一份漂亮摘要。最终目标是：每个行动项都有负责人和日期，每个决定能回到会议，每个项目可以实时看到未完成任务，每周复盘时不用重新搜索聊天记录。

请先确认使用的是 Tana Outliner，网址为 outliner.tana.inc。2026 年官方已经把原来的 Tana 知识管理产品改名；tana.inc 的新 Tana 是独立 AI 会议平台。本文所有 Supertags、节点和 Search Nodes 步骤都针对 Tana Outliner。

开始前准备

选择一场 30 至 45 分钟、参与者不超过五人、目标明确的项目会议。首次不要使用包含医疗、法律、人事、未公开财务或高度机密客户资料的会议。先确认所有参与者同意录音和转录，并检查所在地法律和组织政策。

准备以下信息：

• 一个真实项目名称；
• 参与者姓名和角色；
• 会议日期与目标；
• 两到三个预期议题；
• 已知的截止日期；
• 一份需要引用的资料或网页；
• 20 分钟会后复核时间。

不要从导入多年旧笔记开始。先让一个小型工作流稳定运行两周，再决定是否迁移历史数据。

第一步：只建立五种 Supertags

创建五个最小对象：Person、Project、Meeting、Task 和 Source。名称可以中文化，但团队必须统一。每个 Supertag 只保留完成工作所必需的字段。

Person

建议字段：

• Role：角色或职位；
• Company：公司或团队；
• Related projects：关联项目；
• Last interaction：最近互动日期。

不要把敏感评价、健康信息或未经证实的个人判断写入人物字段。人物节点是工作上下文，不是员工画像系统。

Project

建议字段：

• Status：Planned、Active、Blocked、Done；
• Owner：项目负责人；
• Due date：目标日期；
• Meetings：相关会议；
• Open tasks：通过查询或关系展示未完成任务。

Meeting

建议字段：

• Date；
• Project；
• Participants；
• Recording consent；
• Decisions reviewed：是否完成人工复核。

Task

建议字段：

• Owner；
• Due date；
• Status；
• Project；
• Source meeting；
• Evidence or context。

Source

建议字段：

• URL 或文件位置；
• Publisher；
• Published date；
• Accessed date；
• Related project；
• Reliability note。

如果一个字段两周内从未用于筛选、回查或决策，就考虑删除。字段不是越多越专业，长期没人维护的字段只会制造错误上下文。

第二步：建立会议模板

在 Meeting Supertag 中加入固定模板，按以下顺序组织：

• Objective：本次会议要解决什么；
• Agenda：议题；
• Notes：原始笔记或转录；
• Decisions：确认后的决定；
• Action items：确认后的任务；
• Open questions：尚未解决的问题；
• Sources：引用资料；
• Review log：谁在什么时间复核。

模板中保留“原始记录”和“确认结果”的分隔。不要让 AI 摘要覆盖原始转录；后续出现争议时，团队需要回到最初证据。

第三步：录制或导入会议

根据账户能力使用会议代理、实时语音转录、移动语音备忘录，或手动粘贴已有记录。Tana Outliner 的 AI credits 会按模型和功能消耗，Plus、Pro 与免费账户的额度不同；官方页面可能调整计划和用量，不要在第一次测试中连续重复运行长转录。

录制前：

1. 明确说明正在使用转录工具；