Parseur 发票邮件转表格教程：字段提取、金额校验、去重与人工复核

先明确这条流程要交付什么

这篇教程把供应商通过邮件发送的发票 PDF 整理成结构化数据，先进入待复核表，通过业务校验和人工确认后再进入正式台账。Parseur 负责接收文件、识别字段和导出；金额判断、重复检测和审核状态需要在表格或外部工作流中明确实现。

这是一套配置与验收方法，并非已经在你的邮箱、财务系统中运行的连接器。示例不触发付款，也不把识别结果直接作为报税或记账依据。第一次试点可以只用 CSV 和测试表，验证数据后再连接 Make、Zapier 或自己的接口。

第一步：准备样本、字段和责任人

收集 3 家供应商的代表样本，包括清晰 PDF、扫描件、两页以上发票和带折扣的明细。建议准备 15—30 份测试文件，并用经授权或脱敏的数据。单张漂亮样本无法说明系统能处理其他版式。

确认谁负责接收文件、谁审核异常、谁维护供应商映射，以及谁有权把数据写入正式表。建立一个测试邮箱或专用转发规则，避免把整个私人邮箱自动转发过去。保留原始文件和正确答案清单，便于核对每次字段调整后的影响。

推荐先定义以下数据结构：

字段	含义与规则
supplier_name	发票中的供应商名称，保留原文
supplier_id	由你维护的供应商主数据映射得到，不要求 AI 猜内部编号
invoice_number	发票号码，作为文本保存，保留前导零
invoice_date	发票日期，明确原始日期格式和目标格式
currency	明确币种；只有符号且存在歧义时进入复核
subtotal / tax / total	未税金额、税额、总额；按本企业口径解释
line_items	商品说明、数量、单价和行金额组成的明细表
source_document_id	来源文档标识，方便回溯到本次上传
review_status	待复核、需补资料、已批准等业务状态，由工作流管理

业务状态和内部供应商编号属于后续流程字段，不应全部交给 Parseur 从文件中生成。对每个字段规定“缺失时留空还是阻止处理”，不要让模型补齐没有出现在文件里的金额、日期或币种。

第二步：创建邮箱并上传第一组样本

在 Parseur 创建 AI 辅助邮箱，按当前界面的引导上传代表文件。邮箱也可以通过邮件接收文档；首次配置建议手动上传，这样容易把每个结果和样本对应起来。

检查自动建议的字段，到 Fields 中编辑字段名称、输出格式和说明。说明尽量控制在两三句话，写清应该从哪里取值、如何区分相似字段以及缺失时如何处理。例如：

invoice_number：提取供应商标注为 Invoice number 或发票号码的值，保留字母与前导零。不要提取采购订单号；找不到时留空。

total：提取当前发票的最终应付总额，区分未税合计与税额。若文件没有明确总额，不从其他金额推测。

对确实必填的字段，可使用官方帮助中介绍的 “Fail processing if field not found” 设置。它在解析结束时检查字段是否缺失，不代表已经验证金额正确、供应商合法或单据没有重复。将失败文档送入异常队列，而不是静默丢弃。

选择账户当前可用、适合样本的解析引擎。扫描 PDF、照片和需要版面理解的内容应评估视觉解析能力；机器生成且文字清晰的 PDF 可以评估文本解析。官方帮助在核实日列有引擎版本迁移提示，不要把长期流程固定在即将停用的版本上。每次切换引擎都要用保留样本重新验收。

第三步：把发票明细设置为表格字段

只有总金额的结果通常不足以进入明细台账。在 Fields 中创建 Table Field，通过 New Table 添加商品说明、数量、单价、行金额等列，再检查表格输出是否完整。

至少测试三种情况：一页内多行明细、跨页连续明细、末页带税额或合计。逐行核对是否漏行、重复表头或把页脚说明当作商品。只检查第一行和总额容易漏掉中间行错误。

区分“一张发票有多页”和“一个 PDF 包含多张发票”。后者应先拆分，或设计清楚多单据的数据结构再试点，不应默认一组 invoice_number 和 total 可以代表全部内容。对退款、贷项通知单和负数金额单独准备样本。

Parseur 同时支持 AI 和模板，但匹配到模板时会优先使用模板，否则再使用 AI。不要把它理解成每个文件先跑模板、再由 AI 自动补齐。稳定版式可以评估模板；频繁变化的文件可以另建邮箱，减少规则与 AI 的相互影响。

第四步：统一日期、金额和币种

先保存原始值，再生成标准化值，这样复核人员可以看到识别依据。发票号不要转为数字，否则 000123 可能变成 123。日期统一为 YYYY-MM-DD，但对于 07/08/2026 这样的输入，需要先确定供应商采用日/月还是月/日，不能只靠猜测。

金额处理中明确小数点与千位分隔符，避免把 1.234,56 和 1,234.56 当成同一种字符串规则。币种最好使用明确代码；$ 可能对应多种货币，缺少上下文时应要求确认。保留金额的正负号，贷项单据不能自动转成正数。